Como saber si tu tienda online está en problemas.

Noticias on 18 Mar , 2015

Este artículo va dirigido a pequeñas empresas o autónomos sin amplios conocimientos financieros que no tienen una visión clara sobre el estado de salud de sus tiendas online.

Durante el mismo vamos a hacer simplificaciones dolorosas, tanto que si cumplo mi objetivo lo normal sería recibir quejas de expertos (y no tan expertos) indicando que lo que hemos escrito no es correcto.

Y tendrán razón.

Sin embargo, si cumplo con el objetivo también servirá para que personas sin conocimientos puedan de una forma sencilla hacerse una idea del estado de salud de sus tiendas online (u otros negocios, en el fondo también es de aplicación) sin invertir demasiado tiempo en ello.

Dicho esto, vamos a allá. Para evaluar el estado de salud de tu negocio lo que tienes que realizar es el balance de situación del mismo. Existen varias formas de hacerlo, pero para las empresas a las que va dirigido este artículo (autónomos y quizás alguna micropyme) hay dos formas esenciales:

  1. Preguntar a la gestoría (esta es la forma buena de hacerlo).

La gestoría debería saber que cuentas  intervienen formalmente en la creación de un balance, sin embargo muchas veces una gestoría solo tiene acceso a tus facturas y por lo tanto le falta información. Es probable que la gestoría te pida que realices ciertas gestiones internas (de valoración de algunos conceptos) para poder confeccionarte el balance.

  1. Hacerlo uno mismo.

Con todo lo que ello implica. (particularmente implica que siguiendo el método que te voy a proponer va a ser en el mejor de los casos “impreciso”).

En este artículo supondremos que se opta por hacerlo uno mismo y además que no se tienen el tiempo y recursos necesarios para hacerlo formalmente. Así que vamos a hacer únicamente una aproximación que nos consuma el menor tiempo posible pero que nos ofrezca una visión aproximada del balance real.

Antes de empezar una pequeña nota teórica:

¿Qué es un balance? (Si ya sabes lo que es un balance siéntete libre de saltarte este apartado).

Un balance es una herramienta empleada en contabilidad para sacar una “foto” de la situación patrimonial de la empresa. En otras palabras recoge “a quién le debe dinero la empresa” y “qué tiene en propiedad la empresa”.

Es decir: “qué tiene” y “qué debe”.

A priori uno podría pensar que una empresa va bien cuando tiene más de lo que debe. Pero eso no es así. Una empresa SIEMPRE debe lo mismo que tiene.

¿Cómo es posible? Porque desde la perspectiva de la empresa, esta “debe” dinero a su propietario. Es decir después de restar de lo que la empresa tiene lo que se debe a terceros (bancos, proveedores etc) el resto se lo debe a los accionistas.

Démosle una vuelta más a la idea: Cuando una empresa tiene beneficios pasa a “tener” más dinero, uno podría pensar que el balance se descompensa, porque “tiene” más pero no “debe” más. Sin embargo en realidad los beneficios extra pasan a ser automáticamente debidos a los propietarios de la empresa, por lo que el balance queda automáticamente compensado.

Otra nota no teórica sino práctica:

En caso de que seas autónomo, tu empresa eres tú mismo, por lo tanto desde un punto de vista formal no es fácil (ni técnicamente posible) diferenciar entre lo que forma parte de tu negocio y lo que forma parte de tu vida personal. Así que tendrás que hacer un esfuerzo por tratar de diferenciar dentro de lo razonable lo que consideras que forma parte de tu negocio y lo que consideras que no.

Sin embargo en caso de ser autónomo, dado que respondes con tus bienes personales sobre las deudas de tu negocio, es especialmente importante que realices ese ejercicio para saber hasta qué punto tu negocio es saludable o si estás incurriendo en riesgos a nivel personal.

OK, dicho esto vamos a construir el balance de tu tienda online. Empecemos por el “qué tiene” tu empresa.

Siéntate un momento con un folio y un lápiz y escribe aquellas cosas que son propiedad de tu empresa, no hace falta que sigas ningún orden ni que lo valores económicamente hablando, simplemente piensa en las cosas que puede tener.

Fíjate únicamente en lo que tiene en propiedad y no en lo que usa por tenerlo alquilado (por ejemplo).

He reducido el alcance de este artículo a las tiendas online porque suelen ser negocios sencillos, de hecho, en esencia lo más probable es que la mayoría de las propiedades de tu tienda online caigan dentro de estos conceptos: Un local (si lo tienes en propiedad), mobiliario, equipamiento informático (ordenadores, tablets y demás), una página web con su dominio, una aplicación para Smartphone y tablets (guiño), stock de productos a la venta y dinero en el banco.

Además, aunque te parezca que tu empresa “no lo tiene”, debes de añadir a la lista el dinero que te deban tus clientes si es que has vendido algo pero todavía no lo has cobrado. Esto se debe a que tiene un “derecho de cobro”.

Lo siguiente que tenemos que hacer es valorar todos los conceptos anteriores. Para ello en todos los casos los vamos a valorar al precio de compra (nunca al precio de venta para el caso del stock a la venta). Aunque en algunos casos tendremos que hacer algunos ajustes por la antigüedad de los bienes.

  • Local: Coge el valor del local y divídelo entre 100. Después multiplícalo por 100 menos el número de años que haga desde que lo compraste. Ese será el valor que pongas en el “qué tienes”
  • Equipamiento informático, páginas web, aplicaciones y demás software, los contables me van a mirar mal, pero añade a este campo también el mobiliario y otras propiedades físicas de la empresa que no estén a la venta: Coge el valor por el que lo compraste y divídelo entre 6. Después multiplícalo por 6 menos el número de años que haga desde que lo compraste, si diera negativo (lo que puede ocurrir si hace más de 6 años que lo compraste) tendrá valor “0”.
  • Stock: Al precio de compra de la mercancía.
  • Dinero: El dinero que tenga la cuenta de la empresa.

Si tienes alguna propiedad que no entra en estos campos, apuntala en el “qué tienes” a su valor de compra y hazte a la idea de que igual su valor contable es menor que ese que has puesto. Pero bueno, ignoremos ese hecho por ahora.

Ahora vamos a evaluar el “qué debe” la empresa.

Esto es mucho más sencillo que lo anterior. Con otro folio y el mismo lápiz, vamos a evaluar los siguientes campos:

  • Deudas a corto plazo: Coge todo lo que debas a bancos, proveedores (por stock que has adquirido pero todavía no has pagado) o terceros que deban de ser pagadas en menos de un año y apuntalas en este campo. Añade a este campo también los impuestos que tengas pendientes de pagar (IVA o derivado de los beneficios de la actividad).
  • Deudas a largo plazo: Coge todo lo que debas a bancos, proveedores o terceros que deban ser devueltas en más de un año y apuntalas en este campo.
  • Recursos propios: Suma todo lo que “tiene” tu empresa y después réstale las deudas a corto plazo y las deudas a largo plazo. Te puede salir un número positivo o negativo, lo normal (y bueno) es que salga un número positivo apunta ese valor aquí.

Este último paso de los “recursos propios” es donde todos los que saben de contabilidad se me van a tirar al cuello, no se puede ni se debe cuadrar un balance así. Lo que acabamos de hacer es una aberración, sin embargo para el ejercicio que estamos haciendo y al nivel que nos movemos debería ser suficiente.

Representación visual del balance:

Lo siguiente que vamos a hacer es poner en comparación los balances, la forma bonita de hacerlo es con un dibujo (además hace que la situación del balance se vea con un simple “golpe de vista”.

Como la representación del balance se hace mucho más fácil con un ejemplo que con palabras voy a intentar representar un ejemplo con todos los campos que hemos mencionado, aunque posiblemente la mayoría de las tiendas online no tengan de un local en propiedad ni los clientes les deban dinero:

  • Local (inmovilizado): 20.000€.
  • Equipamiento, software, mobiliario etc (inmovilizado): 5.000€
  • Stock (circulante): 5.000€
  • Deudas de clientes (circulante): 1000€.
  • Dinero (circulante): 9.000€
  • Recursos propios (no exigible): 10.000€
  • Deudas a Largo plazo (largo plazo): 20.000€
  • Deudas a corto plazo (Corto plazo): 10.000€

Te habrás dado cuenta de que hemos escrito unas palabras entre paréntesis en cada campo del balance, esas palabras representan:

  • Inmobilizado: Es algo que forma parte de la empresa y del que depende para su funcionamiento, aunque lo tiene en propiedad no es fácil que la empresa pueda venderlo para hacer frente a sus deudas. Podría hacerlo, por ejemplo podría vender el local y acto seguido empezar a alquilarlo y seguir con su actividad incluso sin cambiarse de local. Sin embargo no es probable que eso ocurra en un plazo corto de tiempo.
  • Circulante: Es algo que forma parte de la empresa y que no se espera que permanezca en la empresa durante mucho tiempo: el stock se espera vender, y aunque sea reemplazado por otro el objetivo de ese stock es que sea vendido rápidamente, las deudas de los clientes se esperan cobrar y el dinero en la cuenta del banco se espera usar. Siempre se espera tener algo en esos campos pero está en constante renovación.
  • No exigible: Representa la propiedad de los accionistas sobre la empresa, no se espera que los propietarios exijan la devolución de ese dinero, a no ser que la empresa sea liquidada por lo que se considera que ese dinero es “no exigible” por terceros y permanecerá en la empresa durante un tiempo indefinido.
  • Deudas a largo plazo: Son deudas que serán exigidas en un plazo de más de un año.
  • Deudas a corto plazo: Son deudas que serán exigidas en un plazo de menos de un año.

La representación gráfica de este balance sería:

Balance de situación de una empresa con una situación financiera "normal"

Balance de situación de una empresa con una situación financiera “normal”

OK, echemos un vistazo a este balance tipo y lo que nos indica. En primer lugar vemos que hemos coloreado las deudas a largo plazo y el inmovilizado de un tono más rojizo, están de ese color para representar que se espera que estén en la empresa durante mucho tiempo.

También hemos coloreado de un tono más verde las deudas a corto plazo y el circulante. Este color representa las áreas de nuestra empresa que se espera que se muevan en el corto plazo (los productos que vamos a vender, los clientes que nos van a pagar el dinero que tenemos para usar y las deudas a las que tenemos que hacer frente de forma inmediata).

Además vemos que aparece un concepto nuevo, que es el margen de maniobra.

  • El margen de maniobra es la diferencia entre el circulante de nuestra empresa (lo que es dinero o se espera que se transforme en dinero en el corto plazo) y las deudas a corto plazo (que es lo que tendremos que pagar de forma inmediata.

Como veis el margen de maniobra representa una especie de “colchón” que nos da una idea de cómo de holgados vamos a la hora de pagar nuestras deudas inmediatas.

En el caso del ejemplo vemos que con solo cobrar las deudas pendientes de los clientes ya podría pagar todas las deudas de este año y además todo lo que venda de su stock es un “plus” que facilitará su pago.

Visto esto ahora os pediría que representéis el mismo gráfico para vuestra tienda online, al hacerlo tened en cuenta que las “alturas” de las cajas tienen que ser proporcionales al valor de cada caja, es decir, si la partida de “stocks” tiene un valor de 2.000€ y la de tesorería de tan solo 1.000€, entonces la caja de stocks tiene que ser el doble de alta que la de tesorería. Esto es importante para que la representación gráfica tenga un valor representativo.

Una vez hecho esto veamos las opciones que tenéis a la hora de evaluar el estado de vuestra empresa:

Opción 1: “la situación normal”:

Balance de situación de una empresa con una situación financiera "normal"

Balance de situación de una empresa con una situación financiera “normal”.

Esta opción es la misma que la representada arriba excepto por que hemos sacado del balance “las cifras”. Debería ser la situación más habitual para la mayoría de las empresas.

Representa un estado saludable de la empresa e indica que la empresa no se encuentra en problemas inmediatos, es decir: puede hacer frente a sus deudas a corto plazo con lo que tiene.

Todavía podría ocurrir que la empresa tuviera un problema de “liquidez”. Esa situación se da cuando a pesar de tener un circulante más amplio que las deudas a corto plazo (y por lo tanto disponer de margen de maniobra) la empresa no dispone de tesorería para hacer frente a los pagos de forma inmediata (el banco no acepta que le pagues con productos).

Volved sobre el caso que os puse antes, dispone de suficiente circulante para las deudas a corto plazo, pero… ¿Qué ocurre si la deuda con el banco vence mañana?, la empresa está saludable pero no puede hacer frente a los pagos mañana mismo. Se dice en ese caso que tiene un problema de liquidez.

Esta es una frase que escuchamos muy a menudo por la televisión en referencia a empresas o ayuntamientos con dificultades y que no siempre es cierta (mucho más comúnmente están en suspensión de pagos o quiebra, ver más adelante).

Esta situación se puede corregir acudiendo a líneas de financiación específicas y “baratas” como el “factoring”. El factoring es una herramienta financiera por la que tú le enseñas una factura al banco que aún no has cobrado y el banco te adelanta el importe de la factura a cambio de una comisión.

De esta forma “cobras” tus ventas no cobradas rápidamente y haces frente a tus deudas inmediatas con ese dinero.

Estas herramientas “baratas” se pueden tornar rápidamente en “costosas” si finalmente las facturas no se cobran. Así que hay que tener cuidado con ellas y nunca llevar al banco facturas de dudoso cobro. No hagáis ni puñetero caso al anuncio de la tele ese que salen unos presos en la cárcel y uno dice “este viene de la administración y tiene la perpetua” como si el factoring solucionara el problema de facturas incobradas. No es así, el factoring solo vale para adelantar el dinero de un cliente en el que confiamos que nos pagará.

Opción 2 “la situación peligrosa”:

balance de situación de una empresa en suspensión de pagos.

Balance de situación de una empresa en situación de suspensión de pagos técnica.

Como veis esta situación es parecida a la anterior, excepto por el hecho de que la empresa no dispone de suficiente circulante (dinero y cosas que se espera transformar en dinero en breves) para hacer frente a sus deudas a corto plazo (menos de un año).

Esta empresa está en problemas y es posible que incurra en un impago. Hay que señalar que esta situación se da en muchas empresas que tienen beneficios (es decir que son viables) pero que no han sabido gestionar bien su líneas de financiación.

Como veis esta situación no puede revertirse adelantando ingresos pendientes como en el caso anterior, servirá para retrasar la catástrofe pero no para evitarla.

Aun así la situación se puede solucionar si se coge con tiempo. La solución más sencilla (si la empresa tiene beneficios y se quiere seguir adelante con ella) es la de tratar de cambiar deuda a corto plazo por deuda a largo plazo, es decir: acudir a un banco y pedir un préstamo a más de un año que permita hacer frente a las deudas a corto plazo.

Si la empresa no tiene beneficios entonces además requiere de una reestructuración, no es buena idea endeudarse más si no se tiene un plan para poder hacer frente a los pagos. Esto es especialmente cierto si eres autónomo.

Por cierto, a esta situación, cuando se alcanza el primer impago, se la denomina de “suspensión de pagos técnica” y si la situación no es muy grave (no hay muchos impagos pendientes) y la empresa genera beneficios en ocasiones se sale simplemente hablando con los proveedores y diciéndoles “te pagaré el mes que viene”.

Opción 2 “La quiebra técnica”:

Balance de situación de una empresa en quiebra.

Balance de situación de una empresa en quiebra. Representación errónea, la correcta es la siguiente.

Quiebra, es la palabra que ningún empresario quiere escuchar. Y es la que se representa en la imagen superior. Realmente la he representado así para seguir con la estructura que propusimos al principio pero la siguiente representación es más correcta:

Balance de situación representado correctamente de una empresa en situación de quiebra.

Balance de situación representado correctamente de una empresa en situación de quiebra.

Como podéis ver esta situación es peliaguda por que la empresa no dispone de suficientes recursos como para hacer frente a todas sus deudas. Sin embargo aún no está todo perdido, aunque la situación es difícil existen algunas cosas que se pueden hacer.

Lo primero que hay que mirar es si la empresa genera beneficios, el hecho de que no puedas pagar tus deudas no quiere decir que el negocio no sea rentable. Si lo es, todavía hay opciones puesto que mientras puedas seguir pagando tus deudas a corto plazo nadie pondrá demasiado interés en conocer cuál es la situación patrimonial de la empresa.

Sin embargo es importante que se planifique un plan de capitalización (ya sea por inyectar más dinero a la empresa (quizás buscando nuevos socios) o por disminuir las inversiones derivadas de los beneficios para poder hacer frente a los pagos a medida que vayan llegando hasta lograr la recapitalización de la empresa).

Es importante darse cuenta de que pedir un préstamo en este caso no soluciona nada, si acaso empeora la situación.

El siguiente caso, siendo también una situación de quiebra técnica es aún peor:

Balance de situación de una empresa en situación de quiebra técnica y sin margen de maniobra.

Balance de situación de una empresa en situación de quiebra técnica y sin margen de maniobra.

En este caso no solo no se tienen recursos para pagar todas las deudas sino que el margen de maniobra es negativo. Si se está en esta situación no quedan muchas opciones más que cerrar la empresa. Si la empresa da beneficios (cosa que sería raro con un balance en esta situación) todavía es posible capitalizarla mediante la inyección de fondos de tu bolsillo o la introducción de nuevos accionistas.

Es importante entender que no es legal engañar a los accionistas, estos querrán saber los beneficios que tiene la empresa y mentir sobre este dato es ilegal (como parece ser, según los juzgados, que ha ocurrido con Bankia).

Ahora una nota adicional para autónomos:

Como sabes, si eres autónomo respondes con tus propiedades personales de las deudas de tu empresa, esto es así porque la figura de autónomo hace que la empresa y la persona sean en realidad la misma cosa.

En números redondos los recursos propios negativos deberían ser las deudas que tú como persona estás en riesgo de asumir, sin embargo este balance que hemos realizado es muy “light” y nada profesional así que necesitas realmente conocer la situación real de tu empresa antes de estar seguro de las pérdidas totales. Además, en general, cuando una empresa se liquida, los activos se valoran por debajo del valor del balance, por lo que las pérdidas adicionales por lo general son mayores que la valoración que hayamos podido hacer.

Si te enfrentas a una situación de quiebra en tu actividad empresarial es el momento de invertir en un abogado, lo ideal es que podáis prepararos para lo que viene antes de que llegue. Una medida muy sana y que todo autónomo (o persona que pudiera ser responsable legal de sus acciones profesionales como los médicos) es realizar la separación de bienes con vuestra pareja, de esa forma lo que es de ella es de ella y vuestros acreedores no podrán reclamar el pago de las deudas en base a su patrimonio, cosa que podrían hacer si la convivencia se hace bajo el régimen de gananciales.

Constituir una S.L. en lugar de constituirse como autónomo es como “casarse en separación de bienes” con la empresa, es decir, no podrán exigirle al empresario que haga frente con sus bienes personales a las deudas de la empresa (salvo en casos específicos). La mayor pega de una S.L. es que los recursos de la empresa pasan a ser de la empresa y por lo tanto tú no podrás disponer libremente de ellos, usar los recursos de una S.L. para disfrute personal es ilegal, igualmente lo es sacar dinero de las cuentas de la empresa para gastos personales.

Ha quedado un artículo largo, pero creo que contiene información muy importante que espero que al final no sea de importancia para nadie (porque si lo es, mal asunto). Pero creo que es muy didáctico y que contiene un ejercicio que todas las empresas (también las tiendas online) deberían de realizar de vez en cuando.

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